V enem dnevu vašim zaposlenim pokažemo, kako lahko prihranijo stotine ur letno.
Z AI orodji, ki so že na voljo, pohitrimo ali celo avtomatiziramo vaša najbolj zamudna ročna opravila. Brez dolgih in dragih IT projektov.
Dosegljivi smo od ponedeljka do petka, 8:00–18:00.
„Stotine ur” ni marketinška fraza. Je preprosta matematika.
Največ časa se v podjetju ne izgubi zato, ker zaposleni ne bi delali dovolj, ampak zato, ker vedno znova ročno opravljajo naloge, ki jih lahko AI danes v celoti ali delno avtomatizira.
Tudi če zaposleni z AI prihrani zgolj 30 minut na dan (konzervativna ocena), to na zaposlenega pomeni približno 120 delovnih ur prihranka na leto (oz. 2.000 € pri povprečni bruto plači).
Še pomembneje pa je, da lahko zaposleni ta čas preusmerijo v delo, ki podjetju prinaša večjo vrednost: delo s strankami, prodajo, razvoj, izboljšave in rast.
Preverimo, kje lahko vaša ekipa najenostavneje prihrani čas.
Dosegljivi smo od ponedeljka do petka, 8:00–18:00.
V enem dnevu — brez velikih časovnih in finančnih vlaganj
Pregled zamudnih, ponavljajočih se opravil
Skupaj z vašo ekipo pogledamo, katera opravila vam vzamejo največ časa, kje se ponavlja največ ročnega dela in kje je zato največ potenciala za hitre in enostavne prihranke.
Konkretne rešitve na vaših primerih
Na dejanskih opravilih vaše ekipe pokažemo, kako jih z AI v celoti oz. delno avtomatizirati. Po potrebi vam nastavimo tudi orodja, da jih lahko zaposleni začnejo uporabljati že isti dan.
Navodila, ki ostanejo ekipi
Za obdelana opravila pripravimo kratek povzetek postopkov, da lahko zaposleni tudi po izvedbi hitro pogledajo, kako uporabiti posamezno AI rešitev.
10 let izkušenj s poslovnimi programskimi rešitvami
Podjetja na Štajerskem nas že več kot 10 let poznajo po programskih rešitvah Hures za podporo kadrovanju, računovodstvu in projektnemu vodenju.
Zato pri AI optimizaciji ne izhajamo iz teorije, ampak iz razumevanja poslovnih procesov, administracije in vsakodnevnega dela ekip. Podjetjem pomagamo poiskati opravila, ki jih je smiselno pohitriti ali avtomatizirati, ter jih pretvoriti v praktične AI postopke.
Spodaj je nekaj primerov dosedanjih AI optimizacij ponavljajočega se ročnega dela:
Avtomatski izračun stimulacij pri plači
Podatki za stimulacije so bili pred obračunom plač v neurejeni obliki, zato jih je bilo treba ročno pregledovati, prepisovati in povezovati z zaposlenimi.
Pripravili smo postopek, ki podatke uredi, prepozna relevantne vnose in pripravi osnovo za izračun stimulacij. Odgovorna oseba nato pregleda izjeme in uporabi pripravljene podatke pri obračunu.
Samodejni prenos prejetih računov v Excel
Podatki iz prejetih PDF računov so se ročno prepisovali v Excel, kar je bilo zamudno in občutljivo za napake.
Pripravili smo postopek, ki iz PDF računov prebere ključne podatke in jih zapiše v pregledno Excel tabelo.
Preverjanje dokumentacije s terena
Delavci s terena so dokumentacijo pošiljali po e-mailu in Viberju, zato je bilo treba ročno preverjati, ali so poslani vsi potrebni dokumenti in ali so pravilni.
Pripravili smo postopek, ki prejete dokumente pregleda, jih primerja z zahtevami in opozori na manjkajoče ali napačne podatke.
Hitrejša priprava poročil iz več Excel tabel
Poročila so se pripravljala na podlagi podatkov iz več Excel dokumentov, zato je bilo treba podatke ročno pregledovati, primerjati in povzemati.
Pripravili smo postopek, ki podatke združi, izlušči ključne informacije in pripravi osnovo za poročilo. Zaposleni nato osnutek pregleda, dopolni in uporabi.
Hitrejše zbiranje podatkov za obračun plač
Podatki za obračun plač so prihajali iz različnih virov, zato jih je bilo treba pred obračunom ročno iskati, zbirati in urejati.
Pripravili smo postopek, ki zbere potrebne informacije, jih uredi v uporabno obliko in pripravi za nadaljnji obračun.
Osnutki odgovorov na povpraševanja strank
Odgovori na povpraševanja so se pripravljali ročno, čeprav so se pogosto opirali na iste interne dokumente, navodila in informacije o storitvah.
Pripravili smo postopek, ki na podlagi internih dokumentov pripravi osnutek odgovora na povpraševanje. Zaposleni ga nato preveri, prilagodi in pošlje.
Samodejno posodabljanje spletne strani iz PDF dokumenta
Spletna stran se je vsakodnevno posodabljala na podlagi PDF dokumenta na Google Drivu, kar je zahtevalo reden ročni prenos podatkov.
Pripravili smo postopek, ki iz PDF dokumenta prebere potrebne informacije in jih uporabi za posodobitev vsebine na spletni strani.
AI pomoč pri obdelavi prošenj za delo
Pri večjem številu prijav je prvi pregled CV-jev vzel veliko časa, saj je bilo treba vsako prošnjo ročno odpreti, prebrati in primerjati s kriteriji.
Pripravili smo postopek, ki iz CV-jev izlušči ključne informacije in pomaga razvrstiti kandidate glede na izbrane kriterije.
Hitrejša priprava profilov potencialnih strank
Podatki o potencialnih strankah so bili razpršeni po e-mailih, zato je bilo treba ročno iskati sporočila, brati vsebino in sestavljati profil podjetja.
Pripravili smo postopek, ki poišče relevantne informacije iz e-mailov in iz njih pripravi kratek profil podjetja oziroma potencialne stranke.
Manj ročnega izpolnjevanja PDF dokumentov
PDF dokumenti so se izpolnjevali ročno, pri čemer so se isti ali podobni podatki pogosto vnašali večkrat.
Pripravili smo postopek, ki podatke pripravi v pravilni obliki in pomaga izpolniti PDF dokumente z manj ročnega vnosa.
Hitrejše pisanje dnevnih, tedenskih in mesečnih poročil
Dnevna, tedenska in mesečna poročila so se pripravljala ročno, pogosto iz podobnih podatkov, zapiskov ali aktivnosti.
Pripravili smo postopek, ki iz zbranih informacij pripravi osnutek poročila v ustrezni strukturi. Zaposleni ga nato pregleda, popravi in dopolni.
Investicija, ki se povrne že prvi mesec
Cena enodnevne AI optimizacije dela je običajno v rangu nekaj 100 € in jo določimo glede na ocenjen prihranek časa, ki ga lahko vaša ekipa realno doseže z uvedenimi AI postopki.
Če na primer skupaj ocenimo, da lahko po naši izvedbi prihranite približno 10 ur dela mesečno, bo cena izvedbe okoli 200 € + DDV. Pri večjem prihranku se cena prilagodi, vendar je cilj vedno enak: da se vaša investicija povrne približno v enem mesecu.
Preverimo, kje lahko vaša ekipa najenostavneje prihrani čas.
Dosegljivi smo od ponedeljka do petka, 8:00–18:00.
Pogosta vprašanja in odgovori
Ne znam si predstavljati, kako bi AI pomagal v našem podjetju. Je to sploh za nas?
AI optimizacija dela je najbolj primerna za delovna mesta, kjer zaposleni večino dela opravljajo na računalniku: z e-maili, dokumenti, tabelami, poročili, podatki, ponudbami, administracijo ali komunikacijo s strankami.
Ni potrebno, da že veste, katera opravila bi lahko avtomatizirali in kako. To ugotovimo skupaj — najprej v kratkem telefonskem pogovoru, nato pa še pri pregledu dela v vašem podjetju.
V podjetju smo zelo zasedeni, ali moramo avtomatizaciji nameniti celoten dan?
Ne. Cilj ni, da ekipa za cel dan ustavi delo.
Izvedbo prilagodimo vašemu delovnemu procesu. Najprej skupaj z odgovorno osebo določimo, katera opravila imajo največ potenciala, nato pa individualno z zaposlenimi po potrebi pogledamo konkretne primere iz njihovega dela.
Pri nekaterih zaposlenih je dovolj že kratek pogovor ali prikaz postopka. Več časa namenimo samo tistim opravilom, kjer se pokaže največ možnosti za prihranek.
Kaj če AI pri svojem delu naredi napako?
AI v praksi uporabljamo kot zelo izobraženega in poslušnega pomočnika, ki mu nič ni težko, ne kot nekoga, ki samostojno sprejema končne odločitve.
Njegova naloga je, da opravi pripravljalno in ponavljajoče se delo: zbere informacije, pripravi osnutek, uredi podatke ali predlaga naslednji korak. Končna presoja pa ostane pri zaposlenem.
V večini primerov zaposleni pripravljeno delo samo pregleda in potrdi. V redkih primerih, ko AI kaj narobe razume ali pripravi nepopoln rezultat, zaposleni rezultat popravi ročno. V vsakem primeru pa se prihrani veliko časa.
Ali potrebujemo plačljivo verzijo AI orodij?
Ne nujno. Veliko osnovnih AI postopkov je mogoče vzpostaviti brez dodatnih stroškov licenc.
Če pa določeno opravilo zahteva bolj zmogljivo ali namensko orodje, so licence običajno v rangu nekaj deset evrov mesečno. V vsakem primeru pa vam pred izvedbo jasno povemo, katera orodja bi imela smisel in kakšni bi bili morebitni stroški.